Des textes d’origine diverses imposent la conservation de certains documents administratifs ou comptables pendant un laps de temps impératif. Ces délais sont variables.

Il semble utile de conseiller de conserver pendant une durée minimale de 10 ans, qui correspond à la prescription de droit commun en matière commerciale, l’ensemble des documents et de dépasser largement le délai par mesure de prudence pour les principaux documents tels que : grand livre, centralisateur, relevé du matériel, etc .Cette conservation pourra être très utile notamment dans les cas de litige ou de réévaluation éventuelle.

Les délais légaux sont les suivants, étant précisé que la liste dressée n’est pas limitative :

 -2 ans :

*Doubles des notes délivrées aux particuliers par les prestataires de services (obligatoires pour toutes les prestations d’un montant supérieur à 15 Euros TTC).

3 ans :

*Originaux et copies de factures, à compter de la transaction (délai théorique, compte tenu des obligations fiscales et comptables.

*Livrets individuels de transport par route.

 -5 ans :

(code du travail)

*Registre unique du personnel (indépendant de la comptabilité mais pouvant être utilisé en cas de contrôle).

*Livres de paie (délai théorique, compte tenu des nécessités comptables et des exigences des caisses de retraites).

 -6 ans :

(Livre des procédures fiscales)

*Livres comptables obligatoires (tout régime fiscal y compris BNC).

*Livres comptables annexes ou facultatifs.

*Livres extra-comptables, de police, d’ordre de référence, brouillards, etc.

*Documents accessoires, pièces de recettes et de dépenses, titres, factures, traites, relevés bancaires ou d’agents de change,etc.

*Feuilles de présence aux assemblées, registres de transfert d’actions ou d’obligation,etc.

 -10 ans :

(code de commerce)

*Documents comptables et pièces justificatives.

 -30 ans :

La plus longue prescription de droit commun étant de 30 ans, il semble donc impératif de conserver , au moins pendant cette durée, les titres translatifs de propriété, les documents des litiges en cours ou des contrats non expirés.

En pratique, les entreprises conservent sur une durée d’au moins 30 ans, tous les documents concernant l’existence de la société (registres de transferts et de mouvements de titres, feuilles de présence, registres des procès verbaux, statuts, etc.), les documents permettant les reconstitutions de carrière des salariés (retraites) et des documents (plans, contrats, cahiers des charges, devis, etc.) concernant des travaux immobiliers (notion de vices cachés et d’erreurs de conception).